Upaya Peningkatan Kinerja Melalui Penerapan Teknologi Informasi pada Pelaksanaan Program dan Kegiatan

Dalam mewujudkan tuntutan masyarakat terhadap pelayanan publik yang berkualitas serta penyelenggaraan pemerintahan umum yang transparan dan akuntabel, maka diperlukan adanya fasilitas pemerintah yang mampu mengoptimalkan pelayanan kepada masyarakat melalui pemanfaatan teknologi informasi yang memuat data yang dibutuhkan oleh masyarakat. Dengan adanya ketersediaan fasilitas tersebut maka kualitas dan kuantitas pelayanan masyarakat di Kota Malang dapat ditingkatkan sesuai dengan kaidah pelayanan prima.

Kondisi Pelayanan yang Diharapkan dan Proyeksi ke Depan

Berdasarkan tugas pokok dan kewajibannya, Pemerintahan Kota Malang memiliki fungsi yang strategis dalam rangka pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan umum dan otonomi daerah, penyelenggaraan pemerintahan Kecamatan dan Kelurahan, koordinasi dengan pemerintah pusat, pemerintah provinsi dan hubungan kerja sama antar Pemerintah Daerah, serta pembinaan perangkat Kecamatan dan Kelurahan. Tugas pokok tersebut mempunyai hubungan yang saling terkait dalam rangka mewujudkan kemajuan suatu Daerah, sehingga menuntut adanya profesionalisme dalam penyelenggaraannya. Profesionalisme tentunya membutuhkan dukungan yang kuat dari semua pihak baik internal maupun eksternal.

Dukungan internal organisasi antara lain adanya SDM, sarana prasarana dan anggaran yang memadai serta kinerja yang berorientasi pada visi dan misi organisasi. Sedangkan dukungan eksternal organisasi dapat berasal dari pimpinan tingkat atas maupun dari masyarakat. Faktor internal dan eksternal harus padu dan berkesinambungan dalam memberikan dukungan terhadap kinerja organisasi.

Mengacu pada Standar Pelayanan Minimal yang harus dilaksanakan  guna mewujudkan visi dan misinya serta dalam rangka menunjang kelancaran pelaksanaan kegiatan / pekerjaan, maka dibutuhkan kemampuan pegawai dibidang teknis yang meliputi:

Teknisi Instrumentasi dan Elektronika

Kebutuhan Pemerintah Daerah terhadap tenaga pegawai di bidang instrumentasi dan elektronika ditunjukkan dalam pelaksanaan kegiatan penetapan batas wilayah dengan Kota/Kabupaten serta antar wilayah Kelurahan yang membutuhkan penggunaan perangkat lunak (peta digital, program auto cad) dan penggunaan peralatan yang menunjang sistem informasi geografik (GPS, Teodolit, Kompas digital). Keberadaan tenaga di bidang instrumentasi dan elektronika dalam kegiatan tersebut dapat memberikan efisiensi dan efektifitas pada saat tim melaksanakan tinjauan di lapangan dimana untuk saat ini Pemerintah Kota Malang masih sangat bergantung dengan tenaga teknisi dari Topografi Daerah Militer V Brawijaya.

Teknisi Komputer/Informatika

Kebutuhan terhadap tenaga pegawai di bidang informatika ditunjukkan dalam pelaksanaan kegiatan Penyampaian  ILPPD (Informasi Laporan Penyelenggaraan Pemerintah Daerah) kepada masyarakat melalui media website Pemerintah Kota Malang, kegiatan kerjasama antar pemerintah daerah ditunjang dengan keberadaan teknologi pesan elektronik (e-mail), pengelolaan pengaduan masyarakat di bidang pemerintahan umum dan otonomi daerah melalui sms-gateway pada website Pemerintah Kota Malang, pengolahan data hasil pembangunan dan informasi terkait layanan publik secara berkala melalui  pada website Pemerintah Kota Malang, pengumpulan dan pengelolaan data monografi Kecamatan dan Kelurahan yang masih dikerjakan secara manual.

Analis Teknik.

Kebutuhan terhadap tenaga pegawai di bidang analis teknik ditunjukkan dalam pelaksanaan kegiatan pelaksanaan pembinaan dan pengembangan serta peningkatan kualitas kinerja sumber daya aparatur pemerintahan Kecamatan dan Kelurahan yang pada tahun 2011 telah dilaksanakan kegiatan Perancangan Sistem Aplikasi Administrasi Kelurahan dan Kecamatan berbasis teknologi informasi. Pada kegiatan tersebut dalam perancangan dan implementasi kegiatan pembangunan sistem aplikasi diperlukan analis teknik guna menganalisa kebutuhan dana dan komponen dalam perancangan sistem, menganalisa permasalahan atau kegagalan perancangan dan penerapan sistem, serta menganalisa dampak terhadap implementasi sistem di lapangan.

Upaya Pemecahan Masalah dan Peningkatan Kinerja  

Dalam rangka pemecahan masalah yang meliputi tuntutan masyarakat terhadap pelayanan yang berkualitas, keterbatasan sumber daya manusia antara kualifikasi pendidikan dan spesifikasi kegiatan, keterbatasan anggaran pengembangan dan penelitian, serta keterbatasan dukungan pengetahuan dari pimpinan terkait, maka guna peningkatan kinerja dibutuhkan suatu analisa dalam perencanaan sebuah proyek atau kegiatan. Dalam artikel ini analisa SWOT menjadi pilihan guna menganalisa faktor internal dan faktor eksternal dalam perencanaan kegiatan pada lingkup pemerintahan.

Analisa SWOT

          Analisis SWOT (Strengths, Weakness, Opportunities, Threats) merupakan instrumen perencanaan strategis dengan menggunakan kerangka kerja kekuatan dan kelemahan serta peluang dan ancaman, instrumen ini memberikan cara sederhana untuk memperkirakan cara terbaik untuk melaksanakan sebuah strategi dan membantu untuk mengetahui hal apa saja yang perlu diperhatikan dalam perencanaan suatu kegiatan. Adapun tahap analisis SWOT adalah:

Identifikasi faktor-faktor eksternal dan internal

Penilaian dengan pembobotan serta rating dari 1 (satu) sampai 5 (lima). Selanjutnya bobot dikalikan rating dari setiap faktor untuk mendapatkan skor dari tiap faktor tersebut.

Dalam mewujudkan tujuan perlu ditetapkan strategi agar pencapaian tujuan dapat terlaksana dengan efektif dan efisien. Adapun strateginya adalah dengan Analisis Lingkungan Strategis berikut :

Analisis Lingkungan Internal (ALI)

Kekuatan (Strengths)

Komitmen dan dukungan yang kuat dari pimpinan dan staf

Tersedianya SDM dengan tingkat pendidikan yang memadai

Tupoksi organisasi yang jelas

Keberhasilan pelaksanaan program terdahulu

Kelemahan (Weakness)

Kurangnya ketersediaan SDM dengan tingkat pendidikan yang sesuai kegiatan

Terbatasnya dukungan sarana dan anggaran

Terjadinya perubahan susunan kepegawaian

Kurangnya personil terlatih sesuai tupoksi organisasi

Analisis Lingkungan Eksternal (ALE)

Peluang (Opportunities)

Terdapat kewenangan penyelenggaraan urusan pemerintahan

Terwujudnya semangat transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan

Terlaksananya upaya peningkatan SDM Pemerintah

Terbentuknya forum komunikasi antar pemerintah daerah

Tantangan (Threats)

Kemungkinan adanya perubahan peraturan perundang-undangan di bidang otonomi daerah

Belum melekatnya budaya kerja yang transparan dan akuntabel

Masih rendahnya kapasitas aparatur pemerintahan

Sebagian besar Pemerintah Daerah masih disibukkan oleh pelaksanaan otonomi daerah masing-masing.

Dalam pembobotan, faktor yang penting dampaknya terhadap kinerja organisasi diberi nilai yang tinggi, dan untuk faktor yang kurang penting dampaknya terhadap kinerja organisasi diberikan nilai lebih rendah, dengan total nilai pembobotan pada masing-masing lingkungan strategis (internal/eksternal) bejumlah 100. Sedangkan dalam menentukan rating, faktor yang paling menonjol diberikan nilai tinggi dan nilai yang rendah untuk faktor yang paling tidak menonjol, dengan nilai berkisar 1-4 (4=sangat berpengaruh, 3=berpengaruh, 2=kurang berpengaruh, 1=tidak berpengaruh).

Berdasarkan hasil analisis lingkungan strategis di atas dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut :

Faktor kekuatan utama:

Adanya komitmen  dan dukungan  yang kuat dari pimpinan dan staf serta tersedianya SDM dengan tingkat pendidikan yang memadai

Faktor kelemahan utama:

Kurangnya ketersediaan SDM dengan tingkat pendidikan yang sesuai kegiatan dan kurangnya personil terlatih sesuai dengan tupoksi organisasi

Faktor peluang utama:  

Adanya  semangat   transparansi dan  akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan, tersedianya  SDM   Pemerintah yang memadai serta adanya forum komunikasi antar pemerintah daerah

Faktor tantangan utama:

Masih  rendahnya  kapasitas  aparatur  Pemerintah serta belum melekatnya budaya kerja yang transparan dan akuntabel

Dari analisis SWOT diperoleh faktor kunci keberhasilan sebagai pedoman untuk menetapkan kebijakan, antara lain:

1. Mengoptimalkan komitmen dan dukungan yang kuat dari pimpinan dan staf serta adanya semangat transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan untuk meningkatkan SDM Pemerintahan
2. Mengoptimalkan komitmen dan dukungan yang kuat dari pimpinan dan staf untuk meningkatkan kapasitas aparatur Pemerintahan
3. Mendayagunakan SDM dengan tingkat pendidikan yang memadai untuk melaksanakan upaya peningkatan SDM serta memanfaatkan forum komunikasi antar pemerintah daerah untuk saling bertukar informasi
4. Mendayagunakan SDM dengan tingkat pendidikan yang memadai agar memiliki budaya kerja yang transparan dan akuntabel
5. Memanfaatkan semangat transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan untuk meningkatkan pemahaman  personil terhadap tupoksi organisasi dalam rangka meningkatkan kualitas SDM Pemerintahan
6. Mengatasi keterbatasan kualifikasi SDM yang sesuai kegiatan dengan memberikan pendidikan dan latihan dalam rangka meningkatkan kapasitas aparatur Pemerintahan
7. Memanfaatkan forum komunikasi antar pemerintah daerah untuk bertukar informasi guna mengatasi  kurangnya  ketersediaan SDM dengan tingkat pendidikan yang sesuai kegiatan
8. Mengatasi kurangnya personil terlatih sesuai dengan tupoksi organisasi agar dapat meningkatkan transparansi dan akuntabilitas

Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisa didapatkan beberapa upaya pemecahan masalah terhadap kendala yang muncul dalam upaya peningkatan kinerja melalui penerapan teknologi informasi pada lingkup pemerintahan, antara lain:

1. Dalam mengatasi perubahan kebijakan pemerintah pusat dalam penerapan software, yang menuntut pegawai di lingkungan Pemerintahan, Kecamatan, dan Kelurahan untuk mempelajari aplikasi baru, maka Pemerintah Daerah dapat menyelenggarakan pelatihan guna pengenalan aplikasi baru sesuai tuntutan perubahan yang ada.
2. Berkaitan dengan belum terselesaikannya pengerjaan sistem aplikasi administrasi Kecamatan dan Kelurahan, maka  Pemerintah Daerah dapat mengambil langkah mengkaji ulang kerjasama dengan pihak ketiga, meminta bantuan jasa konsultasi dari pihak ketiga lain atau melakukan upaya konsultasi dengan Perguruan Tinggi yang memiliki tenaga ahli dengan kemampuan analisa di bidang teknik, dan mengikutsertakan staf dan pimpinan dalam pelatihan manajemen proyek.
3. Meningkatkan pemahaman mengenai transparansi dan akuntabilitas terhadap penyampaian informasi hasil pembangunan dan informasi layanan publik melalui penegasan peraturan yang ada.
4. Pengumpulan dan pengolahan data LKPJ, LPPD, serta Monografi diupayakan sudah menggunakan aplikasi yang dapat digunakan oleh tim dalam mempercepat dan mengefektifkan proses pengolahan data.
5. Keterlambatan penerimaan informasi dikarenakan kelalaian petugas yang tidak secara rutin membuka pesan elektronik (e-mail) serta adanya ganguan pada jaringan internet dapat diselesaikan dengan meningkatkan pemahaman dan ketaatan terhadap tupoksi organisasi, mengusulkan kepada pengelola website untuk memberikan fasilitas sms reminder pada saat komputer diaktifkan, serta melaksanakan pengadaan peralatan yang dapat dipergunakan sebagai cadangan pada saat terjadi gangguan jaringan.
6. Melakukan pemenuhan kebutuhan tenaga teknisi dan memberikan pelatihan terhadap penggunaan peralatan dan aplikasi berbasis geografi (geographic information system) yang berkaitan dengan kegiatan penamaan rupa bumi dan penegasan batas wilayah.

Saran

Guna mengimplementasikan strategi untuk mewujudkan keberhasilan dalam pelaksanaan upaya penyelesaian permasalahan dalam penerapan teknologi informasi pada  Pemerintah Daerah maka didapatkan saran sebagai berikut :

Kebijakan Internal

1. Meningkatkan pemahaman pimpinan dan staf terhadap tugas pokok dan kewajiban 
2. Mengikutsertakan pimpinan dan staf pada pelatihan yang berkaitan dengan manajemen proyek
3. Memenuhi kebutuhan terhadap kualifikasi pendidikan sumber daya manusia yang dapat mengoperasikan, mengimplementasikan, dan menganalisa program dan kegiatan berbasis teknologi informasi.

Kebijakan Eksternal

Memanfaatkan forum komunikasi antar pemerintah daerah untuk mendapatkan informasi mengenai perkembangan pemanfaatan teknologi di daerah lain.

DAFTAR RUJUKAN

• Davis, Gordon, B. 1985. Management Information System, Conceptual Foundation, Structure and Development. Mc Graw-Hill Book Co.
• Scott, George, M. 1986. Principles of Managemen Information System. Mc Graw-Hill Book Co.
• Soetrisno dan Renaldi, Brisma. 2003. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.
• Pemerintahan, Bagian. 2009. Dokumen Rencana Strategik (Renstra) Bagian Pemerintahan Tahun 2009-2013. Malang: Bagian Pemerintahan Sekretariat Daerah Kota Malang.
• Malang, Walikota. 2012. Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah Kota Malang Tahun Anggaran 2011. Malang: Bagian Pemerintahan Sekretariat Daerah Kota Malang.
• Malang, Walikota. 2008. Peraturan Daerah Kota Malang Nomor 5 Tahun 2008 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah, Sekretariat Dewan Perwakilan Daerah, dan Staf Ahli. Malang: Pemerintah Kota Malang.
• Http://www.google.com/analisa swot.pdf, diakses tanggal 2 Agustus2011